Corona Krisenmanagement für die Industrie

Die behandelte Fragestellung

Über Maßnahmen in den administrativen Bereichen, wie beispielweise Homeoffice hört und liest man viel. Über Maßnahmen und Strategien für die Produktion vergleichsweise wenig. Dazu kommt, dass viele Maßnahmen keinen sehr großen Zeithorizont haben und nur kurzfristig ausgelegt sind.

Die Frage, die wir deshalb in diesem Beitrag diskutieren, ist:

„Welche präventiven Prinzipien und davon abgeleiteten Strategien sind für ein produzierendes Unternehmen während einer mittel- bis langfristig anhaltenden Pandemie erforderlich?“

Dazu gehen wir erst auf grundlegende Prinzipien ein, zeigen Ihnen einige Handlungsempfehlungen und plaudern aus dem Nähkästchen was die Strategien unserer Kunden betrifft. Abschließend gehen wir auf staatliche Fördermöglichkeiten für KMUs ein und wie wir Sie dabei begleiten können.

Doch zunächst ein kleiner Überblick zur aktuellen Situation.

Überblick der Situation – Die aktuelle Problemstellung

Die Wirtschaft steht aufgrund der Pandemie, die durch das Coronavirus (Covid 19) ausgelöst wurde, in weiten Teilen der Welt still.

Doch nicht alle Unternehmen haben ihre Produktion heruntergefahren. Viele von den Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass die Supply Chain aufrechterhalten wird. Sie müssen produzieren und stehen heute vor der Herausforderung, wie sie mit dieser noch nie da gewesenen Situation und dem damit verbunden Risiko umgehen werden.

Produktionsstillstand durch Quarantäne. Das ist die Krisenstrategie in Zeiten Corona, von einigen unserer Kunden. Doch das ist nur eine sehr kurzfristig funktionierende Strategie. Weiter benötigen Sie auch bei Lockerung der schweren Maßnahmen vorab vorbereitete Strategien, Taktiken und Maßnahmen, die mittel bis langfristig ausgerichtet sind, trotz anhaltender Pandemie.

Denn, das aktuelle Kontaktverbot in Deutschland dient dazu die Reproduktionszahl zu senken. In den sozialen Medien hat sich der Slogan „#flatenthecurve bzw. #stayathome“ geprägt.

Unter Berücksichtigung der aktuellen Infektionszahlen und der Dunkelziffer ist die Situation noch lange nicht ausgestanden.

Die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA) rechnet damit, dass die Volkswirtschaft bei den derzeitigen Reproduktionszahlen des Virus noch über einen langfristigen Zeitraum das Verhalten und die derzeitigen Produktionsstrategien anpassen muss (Vgl. https://www.bzga.de/).

An erster Stelle sollte bei der Herausforderung stehen, dass alle gesund bleiben.

Ist ein Mitarbeiter in einem produzierenden Unternehmen durch das Corona Virus infiziert besteht die Gefahr, dass das gesamte Team oder die gesamte Abteilung in Quarantäne geschickt werden muss.

An zweiter Stelle steht somit die Aufrechterhaltung der Lieferfähigkeit und somit auch die Wirtschaftlichkeit des Betriebes.

Gerade kleinere Mittelständler verfügen nicht immer über die Ressourcen. Unser Geschäftsführer Helmut Bayer beschreibt dies mit einem Ritt auf einer Rasierklinge. Im Sinne der unternehmerischen Verantwortung und Fürsorgepflicht sollte daher Prävention an oberster Stelle stehen.

Wenn die Situation also mittel bis eventuell langfristig weiter angespannt ist, müssen Sie sich überlegen wie Sie sich richtig verhalten?

Dazu haben wir folgende allgemeine Prinzipien und Maßnahmen zusammengestellt, die Sie direkt anwenden können.

Allgemeine Prinzipien für die Wirtschaft und das Management

Wie bei Lean, Six Sigma oder Total Quality Management, existieren auch hier einige grundlegende Prinzipien, auf denen jede Strategie basiert.

Dazu haben wir für das Krisenmanagement folgende grundlegende Prinzipien abgeleitet. Diese sind der maßgebende Rahmen für alle folgenden Handlungsempfehlungen und Strategien:

1. Gesundheit sicherstellen
2. Lieferfähigkeit gewährleisten
3. Liquidität aufrechterhalten
4. Unternehmen stabilisieren

Die nachfolgenden Handlungsempfehlungen sind nach Verantwortlichkeiten und zeitlich notwendiger Reihenfolge geclustert.

Die erste Maßnahme betrifft die Geschäftsführung.

Denn, je nach Unternehmensgröße sollten Sie über die Gründung einer Corona-Kommission nachdenken. Die Kommission unterstützt die Geschäftsführung und sorgt für die Umsetzung der Handlungsempfehlungen.

Allgemeine Handlungsempfehlungen:

• Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen in der Corona-Kommission sind. Hier benötigen Sie die strategischen Denker und Mitarbeiter, die terminorientiert arbeiten und reagieren.
• Erteilen Sie den Mitgliedern, je nach Aufgabe eine entsprechende Weisungsbefugnis.
• Datenschutz steht über Gesundheitsschutz (Vgl. Art. 9 DSGVO). Das Problem ist, dass Kontaktpersonen nicht genannt werden dürfen. Hieraus ergibt sich die Herausforderung, wie entschieden wird, wer Kontakt hatte und wie die Quarantänemaßnahmen gestaltet werden müssen.
• Organisieren Sie das Beschaffen von staatlichen Hilfen und ausreichend Kapital, um Ihr Unternehmen durch diese Zeit zu steuern.

Die Handlungsempfehlungen beruhen auf den oben genannten Prinzipien!

Weitergehend haben wir für Sie deshalb einen 3 Stufen-Maßnahmenplan zusammengestellt, an dem Sie sich orientieren können.

In der Stufe 1 der Handlungsempfehlungen sehen Sie die Aufgaben, welche die Kommission oder der Führungskreis mit hoher Priorität abzuarbeiten hat.

Die Handlungsempfehlungen der Stufe 1 fokussieren das Spannungsfeld rechtliche Auswirkungen der Pandemie und die Erfüllung der Kundenbedürfnisse.

Grundlegend sollten Sie ihren Markt und das Verhalten Ihrer Kunden beobachten. Stellen Sie dann so gut es geht Prognosen auf. Ein hier unterstützendes Werkzeug ist die PESTEL-Analyse. Beobachten Sie was sich aktuell rechtlich ändert. Welche Anweisungen unterstützen die geltenden Gesetze im Zuge der Pandemie.

Leiten Sie daraus ab, was das für Ihr Unternehmen bedeutet und machen Sie sich an die konkreten Handlungsempfehlungen der Stufe 1.

Stufe 1 – Wir müssen jetzt handeln!

• Identifizieren Sie in Ihren Schlüsselprozesse die dazugehörigen Schlüsselfunktionen, wie Key User, Führungskräfte und Spezialisten. Generell unterstützt eine bestehende Qualifikations-Matrix in Ihrem Managementsystem, welches Know-how ist kritisch und welches akut nicht.
• Identifizieren Sie Risikogruppen und schützen Sie diese besonders.
• Schlüsselpersonen und Risikogruppen müssen räumlich getrennt werden, beispielweise sitzen Teamleiter der Produktion nicht mehr im gleichen Büro.
• Jeder Mitarbeiter dessen Anwesenheit nicht zwingend benötigt ist, muss ins Homeoffice.
• Für das Homeoffice müssen Regeln vereinbart werden.
• Vereinbaren Sie gestaffelte Arbeitszeiten um Menschenansammlungen in der Kantine, Umkleiden etc. zu vermeiden.
• Identifizieren Sie Mitarbeiter aus ihren administrativen Bereichen, die geeignet wären in der Produktion auszuhelfen. Es gibt meist Mitarbeiter, die aus der Fertigung in das Büro gewechselt haben. Diese wären prädestiniert, um schnell auszuhelfen.
• Separieren sie Fertigungsbereiche entsprechend der Produkte bzw. Produktgruppen.
• Führen Sie Schichtbetrieb für Mitarbeiter ein, die nicht im Homeoffice arbeiten können.

Haben Sie das geschafft geht es an die weiterführenden Handlungsempfehlungen der Stufe 2.

Diese Handlungsempfehlungen sind daher so wichtig, weil Sie sich auch mit der Situation nach dem Kontaktverbot beschäftigen.

Stufe 2 – Wie geht es mittel und langfristig weiter?

• Stoppen Sie die Arbeiten, die zum jetzigen Zeitpunkt nicht zwingend notwendig sind. Stellen Sie dabei deutlich hervor, dass die Arbeit der Mitarbeiter trotzdem gebraucht wird.
• Denken Sie aber auch über die Nutzung eines evtl. vorhandenen Geleitzeitrahmens bzw. Urlaub nach. Die Freiwilligkeit der Mitarbeiter wird oft unterschätzt. Trotzdem muss es angesprochen werden. Von allein geht keiner gerne nach Hause. Die Motivation der Mitarbeiter ist in der praktischen Erfahrung deutlich höher als gemeinhin „gefühlt“.
• Hat eine relevante Funktion, keine Stellvertreterregelung ist diese umgehend zu bestimmen
• Es ist zu überlegen ob Pendler mit öffentlichen Verkehrsmitteln generell im Homeoffice bleiben. Schaffen Sie fehlende Möglichkeiten für Homeoffice.
• Welche liegen gebliebenen Projekte können Sie in dieser Zeit vorantreiben.
• Richten Sie eine Plattform für Ideen ihrer Mitarbeiter ein. Ein Kunde arbeitet mit einem „Innovationssharepoint“, darin werden alternative Ideen gesammelt und bewertet. Welchen Charakter die Ideen haben liegt an Ihrem persönlichen Spannungsfeld.
Einer unserer Automotive Kunden startet deshalb mit der Produktion von Gesichtsmasken. Dies passiert in einer Kombination aus Heimarbeit und Produktion vor Ort.
• Wie wollen Sie die Produktion wieder auf das alte Niveau bringen.
• Planen Sie die Zeit nach der Pandemie mit unterschiedlichen Szenarien.

In der letzten Stufe sollten Sie und ihre Kommission sich konkret mit der Fragestellung beschäftigen wie es nach dem Kontakt weiter geht.

Stufe 3 – Planen Sie den Wiederanlauf

• Entwickeln Sie Szenarien für die Zeit danach
• Schätzen Sie die Absatzmöglichkeiten differenziert für Ihre Produkte ein
• Monitoren Sie die Verfügbarkeit ihrer Schlüssellieferanten.
• Planen Sie die Zulieferlogistik, um Material und Teileverfügbarkeit zu sichern
• Prüfen sie die Nutzungsmöglichkeit ihrer Absatzkanäle und Versorgungslogistik
• Planen Sie die Inbetriebnahme entsprechend der Schlüsselbereiche, um die Teile oder Komponentenverfügbarkeit sicherzustellen
• Stellen Sie Kapitalverfügbarkeit für den Wiederanlauf sicher

Kommunikation ist in solchen Krisensituationen ein Schlüsselelement.

Gerade wenn ein hoher Prozentsatz der Mitarbeiter im Homeoffice sind, sind Maßnahmen zum Verhalten und der Kommunikation besonders wichtig. Folgende Handlungsempfehlungen möchten wir Ihnen daher unbedingt noch nahelegen:

Und nicht Vergessen Kommunikation, Kommunikation und Kommunikation!

• Informieren Sie regelmäßig und kurz, anstatt selten und viel.
• Vermeiden Sie das das Virus zu bewerten! (Normale Grippe, „da müssen Sie schon einen großen Nieser abbekommen“, das bringt einen gesunden Menschen nicht um). Solche Bewertungen kommen bei allen Menschen schlecht an, weil keiner die Krankengeschichte einzelner kennt, oder weiß wer kranke oder Menschen der Risikogruppe zu Hause hat.
• Gehen Sie auf die Ängste der Mitarbeiter ein, viele werden Angst um ihren Arbeitsplatz haben.
• Vermitteln sie jedem einzelnen die Wichtigkeit der persönlichen Arbeit.
• Veranstalten Sie zwingend im team- und bereichsübergreifende kurzzyklische Mini-Meetings.

Unser Rat ist, dass sie sich die Prinzipien und die Handlungsempfehlungen zu Herzen nehmen, die für Ihr individuelles wirtschaftliches Umfeld nötig sind.

Wie beschrieben geht es in der ersten Linie um die Gesundheit der Mitarbeiter, dann um die Sicherstellung der Lieferfähigkeit bzw. die Aufrechterhaltung der Wirtschaftlichkeit ihres Unternehmens.

Berücksichtigen Sie die Prinzipien, leiten Sie ihre Prioritäten ab und adressieren Sie diese in dem nächsten Managementmeeting.

Damit Sie sich einen Überblick verschaffen können, wie mögliche Strategien in der Anwendung funktionieren, haben wir 3 Strategien unserer Kunden zur Produktion zusammengefasst.

3 Strategien unserer Kunden zur Produktion

Da jedes Unternehmen, bedingt durch Branche, Größe und Kultur einen individuellen Handlungsrahmen aufweist, haben wir verschiedene Strategien unserer Kunden zusammengetragen.
Die Informationen stammen aus der Konsumgüterindustrie, dem Maschinenbau, der Automobilindustrie, sowie von Herstellern von Medizinprodukten. Die Fertigungsart umfasst Einzel- bis Serienfertigung von KMUs bis hin zu Marktführern. Jede der drei dargestellten Strategien bringt Vor- und Nachteile mit sich, selbstverständlich können sie diese auch in einer Kombination bei sich implementieren. Hervorzuheben ist, dass die genannten Prinzipien eingehalten werden sollten.

Strategie 1: Aufteilung der Produktion in so genannte Zonen

Die Produktion und die operativen Mitarbeiter werden in Zonen aufgeteilt.

Die Zonen sind entsprechend zu markieren. Entsprechende Markierungsbänder haben eventuell ihre 5S Verantwortlichen oder Sie können diese in einem Lean-Bedarfsshop ihrer Wahl bestellen.

Mitarbeiter aus Zone A dürfen keinen Kontakt mit Mitarbeiter aus Zone B, C und D und so weiter haben. Hat nun ein Mitarbeiter aus einer Zone einen Verdacht auf Covid 19 ist die gesamte Zone in Quarantäne zu stellen.

Das Know-how in den einzelnen Zonen (z. B. Bei einer Funktionsorientierten / Werkstattorientierten Fertigung) muss gewährleistet sein.

Ebenso muss Ware, welche durch die verschiedenen Zonen weiterverarbeitet werden muss, muss an dafür extra eingerichteten Puffern bereitgestellt und ggf. desinfiziert werden. Hier unterstützt Sie die beschriebene Identifikation der Schlüsselfunktionen und Stellvertreter, sowie eine Qualifikationsmatrix.

Strategie 2: Aufteilung in Schichten

Eine Variante die bei der schnell an ein bestehendes Schichtsystem angeknüpft werden kann. Die Produktion wird in Schichten separiert, auch hier sollten Sie darauf achten, dass ausreichend Schlüsselfunktionen anwesend sind. Gegebenenfalls müssen Sie einzelne Schlüsselpersonen einer anderen Schicht zu teilen.

Die Schichten haben untereinander keinen Kontakt. Legen Sie Ihren Mitarbeitern nahe, dass das Kontaktverbot auch im privaten Umfeld gilt.
Implementieren Sie eine berührungslose Schichtübergabe. Zwischen den Schichten muss eine Desinfektion und Reinigung der Arbeitsplätze durchgeführt werden. Entweder durch das Personal oder durch Reinigungskräfte. Planen Sie Reinigungszeit und gestaffelte Arbeitszeiten mit ein.

Hat ein Mitarbeiter aus einer Schicht einen Verdacht auf Corona, ist die gesamte Schicht in Quarantäne zu stellen.

Strategie 3: Der BackUp Plan – Aufteilung nach Know-how

Hier unterstützt Sie wieder eine Qualifikationsmatrix, entweder existiert diese bereits oder es wird eine für die Kernprozesse erstellt.

Erfahrene langjährige Mitarbeiter mit bereichsübergreifender Erfahrung welche multifunktional einsetzbar sind und/oder Stellvertreter werden separiert. Entweder über strategische Zonen oder über Schichten. Alternativ, bei geringerem Produktionsvolumen, kann diese Mitarbeiterkategorie auch freigestellt werden.

Sorgen Sie für ausreichende Kommunikation innerhalb der Know-how Gruppen, auch mit den Stellvertretern der Zweitbesetzung. Jede Schlüsselfunktion in den relevanten Kernprozessen ist sollte doppelt belegt sein. Fällt die Erstbesetzung durch einen Verdachtsfall Corona aus, übernimmt die Zweitbesetzung.

Fazit

Keiner kann verlässliche Prognosen treffen wie lange diese aktuelle Ausnahmesituation anhält. Je nach Strategie der Regierung kommen verschieden Zeithorizonte in Betracht. Klar sollte allerdings sein, dass die Situation, noch länger Zeit angespannt sein wird. Also wird sich die Sache nicht in ein bis zwei Monaten erledigt haben.

Das betrifft nicht nur international produzierende Betriebe, sondern auch KMUs die am Ende der Supply Chain stehen und Auswirkungen häufig erst zeitverzögert wahrnehmen. Unter Berücksichtigung der Prinzipien haben wir Ihnen nun die allgemeinen Handlungsempfehlungen, sowie den 3 Stufenmaßnahmenplan mitgegeben und drei mögliche Strategien zur Produktion vorgestellt.

Welche Variante oder welche Kombination sie verfolgen liegt ganz am Umfang und Komplexität ihres Produktes und der Supply Chain.
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle und das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) haben auf Grundlage der aktuellen negativen wirtschaftlichen Folgen Fördergelder für Beratungsleistungen freigegeben. Auf diesem Weg kann Ihnen die TQU GROUP helfen.

Beantragen können die Fördergelder KMUs, sprich Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern und weniger als 50 Mio. Euro Umsatz. Da schnell gehandelt werden muss, wurden die bestehenden Rahmenrichtlinien zur Förderung unternehmerischen Know-hows um ein Modul für Corona betroffene KMU und Freiberufler zunächst bis 31. Dezember 2020 im Sinne eines Sofortprogramms ergänzt. KMUs können daher Beratungsleistungen von bis zu 4.000 Euro einreichen.

Mit dieser Modifizierung leistet der Bund nach eigenen Aussagen schnelle und unbürokratische finanzielle Unterstützung bei der Inanspruchnahme einer Unternehmensberatung. Ein entsprechendes Merkblatt „Vom Coronavirus betroffene Unternehmen“ ist online einsehbar.

Wie die TQU GROUP Ihnen helfen kann

Bei KMUs können wir im Rahmen des Förderprogrammes des BMWi Remote oder vor Ort die passende Strategie mit Ihnen gemeinsam definieren. Zu dem gemeinsamen Ritt auf der Rasierklinge gehören:

• Interpretation der Prinzipien und Ableiten der richtigen Strategie und Handlungen
• Betreuung der Corona-Kommissen
• Identifikation der Schlüssel-Personen
• Layoutgestaltung entlang der Wertschöpfungskette
• Back-up Planung
• Szenarien für die Zeit danach erarbeiten und eruieren
• Liquiditätssicherung durch Aufrechterhaltung der Lieferfähigkeit sichern

Gerne helfen wir Ihnen mit unserer 34-jährigen Erfahrung in der Organisations- und Unternehmensberatung. Dazu stellen wir Ihnen die geeigneten digitalen Plattformen zur Verfügung und erarbeiten Ihr persönliches Spannungsfeld, gefördert mit Programm des BMWi.

Zu Rückfragen, Ergänzungen und Feedback stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Bleiben Sie Gesund!

Ihre Autoren Marcel Ferber und Alexander Frank