Der Prozessreifegrad | einfach mit Excel bestimmen!

Wie bestimmt man den Prozessreifegrad eines Prozesses oder Unternehmen richtig?

Eine klare und detaillierte Antwort auf diese Frage werden sie in diesem Artikel finden. 

Dazu wird zuerst über die Definition und einen Überblick das Thema erklärt bevor im weiteren verlauf die genaue Bestimmung des Prozessreifegrad mithilfe einer Excel Applikation erklärt wird.

Definition

Der Prozessreifegrad misst die Qualität von Prozessen einer Organisation wie zum Beispiel die Qualität von Softwareentwicklungsprozessen.

Die Ermittlung des Reifegrades geschieht in Audits oder Maturity Assessments durch qualifizierte Personen oder Personengruppen (Prozessteams). Die Ermittlung des Prozessreifegrades ist allerdings kein geeignetes Werkzeug, um aktuelle oder latente Prozessprobleme zu lösen. Hier bieten sich andere Vorgehensweisen an wie zum Beispiel Six Sigma.

Bei der Ermittlung des Reifegrads steht die quantitative und qualitative Beschreibung von Prozesseigenschaften und die darauf basierende Zuordnung zu einer bestimmten Prozessreife im Mittelpunkt. 

Bekannte Prozessreifegradmodelle:

  • ISO 9001
  • Bootstrap
  • ISO 15504
  • SPICE: Software Process Improvement and Capability dEtermination  
  • CMM Capability Maturity Model  
  • CMMI Capability Maturity Model Integration

Diese Modelle können hilfreich sein um den Prozessreifgrad zu bestimmen.

Reifegrad (Maturity) einer Organisation

Dabei dient die Prozessreife einer Organisation 2 Faktoren:

  1. Einerseits als Leistungsbeleg gegenüber Geschäftspartnern
  2. Andererseits auch als Ausgangsbasis für die Verbesserung der eigenen Prozessfähigkeit

Ziel des Prozessreifegrad

Für die Durchführung der Prozessreifegrad Bestimmung sind typische Zielsetzungen beispielsweise eine effektivere und effizientere, oder aber auch eine transparentere Prozessgestaltung. 

Ein besonders wichtiges Ziel ist bei den Bemühungen um eine höhere Prozessreife die Aussicht, die Wirtschaftlichkeit einer Organisation zu steigern. Dabei muss eine höhere Wirtschaftlichkeit allerdings nicht immer monetär messbar sein. Somit kann man auch höhere Wirtschaftlichkeit durch nicht oder nur schwer quantifizierbarer Nutzenfaktoren verstehen. 

Überblick

Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Prozessreifegrad (Process Maturity) und wurde für Prozessaudits und Prozessbewertungen entwickelt.

Dazu wird in diesem Artikel eine Excel Applikation verwendet. Dadurch unterstützt man Fach- und Führungskräfte, Prozessauditoren und Prozessberater bei der Beurteilung und Verbesserung von Prozessleistungen. 

Dadurch ist es möglich die Prozessqualität zu quantifizieren und nützliche Impulse für Verbesserungsprojekte im technischen und administrativen Umfeld zu geben. Die hier verwendete Excel- Applikation kann wegen ihres Formats sofort eingesetzt werden.

Wichtige Vorausgehende Überlegungen zur Anwendung des Prozessreifegrad:

Die Wirkung einer Reifegradbewertung hängt sehr stark vom Umsetzungswillen im Unternehmen ab. Die Güte der Aussagen einer Prozessbewertung ist von einigen Kriterien abhängig, die man sorgfältig beachten sollte.

Ist das eingesetzte Bewertungsmodell geeignet?

  • Sind Fachwissen und Objektivität der befragten Auditoren und Assessoren gesichert?
  • Ist die Qualität der Hilfsmittel zur Durchführung der Bewertung gesichert?
  • Ist die Vorgehensweise bekannt und kann man die Ergebnisse richtig interpretieren?
  • Kann auf ausreichend Erfahrung und Wissen der beteiligten Personen zurückgegriffen werden
  • Mit welcher Häufigkeit und in welchem Umfang sollen Prozessbewertungen durchgeführt werden?
  • Wie macht man die Ergebnisse bekannt und wie präsentiert man diese?
  • Wie können Reifegradmodelle die Prozess- und Organisationsinnovationen unterstützen?

Den Prozessreifegrad bestimmen mit Excel

Bei der Prozessreifegrad Bestimmung ist zu beachten, dass man bei der Bewertung des Reifegrads nachweisen muss, dass man die Anforderungen auf der entsprechenden Stufe erfüllt. 

Dies kann man mit einer von 2 Möglichkeiten machen:

  1. Objektiv: Anhand von messbaren Prozessoutputs  
  2. Subjektiv: Durch Aussagen der Prozessausführenden in Interviews

Zudem ist es wichtig, dass man den Reifegrad für jeden Prozess einzeln bestimmt.

Der Prozessreifegrad besteht aus den Reifegradstufen und den Reifegradkriterien. welche das Niveau eines Prozesses beschreiben. Denn die Reifegradstufen treffen direkte Aussagen über die Leistungsfähigkeit der Prozesse.

Die Reifegradstufen

Die Reifegradstufen beschreiben und bestimmen das Niveau eines Prozesses. Denn, die Reifegradstufen treffen direkte Aussagen über die Leistungsfähigkeit der Prozesse.
Der Grad des Niveaus der einzelnen Reifegradstufen wird auf einer Skala von 1-10 Angegeben und ist wie folgt aufgestellt:

Niveau:

(Niveau = 0: Leistungspotenziale sind weitgehend unbekannt)

  1. Leistungspotenziale sind lückenweise bekannt
  2. Leistungspotenziale werden fallweise ermittelt
  3. Leistungspotenziale werden systematisch ermittelt
  4. Leistungspotenziale werden systematisch ermittelt und verglichen
  5. Leistungspotenziale sind identifiziert und werden fokussiert
  6. Leistungspotenziale werden erkannt und genutzt
  7. Leistungspotenziale werden erkannt und verbessert
  8. Leistungspotenziale werden weitgehend aktiviert
  9. Leistungspotenziale werden weitestgehend genutzt
  10. Leistungspotenziale werden exzellent genutzt

Die Reifegradkriterien:

Anhand von 23 gezielten Fragen wird in dieser Excel Applikation der Prozessreifegrad mithilfe von 6 Reifegradkriterien gebildet.

Die 6 Reifegradkrieteren des Prozessreifegrads sind:

  1. Voraussetzungen 
  2. Prozessziele und Kenngrößen 
  3. Verbesserungen 
  4. Schnittstellen 
  5. Fähigkeiten und Fertigkeiten 
  6. Standards einhalten

Zudem ordnet man bei der Bewertung des Reifegrads den einzelnen Reifegradstufen ein sogenanntes Prozessattribut zu.

Prozessattribut: 

Diese Prozessatribute beschreiben die Reifegradkriteren näher. Deshalb muss man diese ebenfalls bewerteten. Dabei erfolgt die Bewertung eines jeden Prozessattributs anhand einer Skala von 0 bis 100, in Prozent. 

Diese Bewertungsskala ist wie folgt aufgebaut:

  • 0         : Keine oder noch keine Aktivitäten geplant oder vorhanden
  • 0  – 10: Anekdotisch, keine Nachweise
  • 11 – 20: Ansätze erkennbar, kaum Nachweise
  • 21 – 30: Systematik vorhanden, wenig umgesetzt, wenige Nachweise
  • 31 – 40: In ein Viertel des Umfangs umgesetzt, einige Nachweise
  • 41 – 50: Etwa in der Hälfte umgesetzt, einige Nachweise
  • 51 – 60: in etwa 3/4 des Umfangs umgesetzt, klare Nachweise, erste positive Ergebnisse
  • 61 – 70: Weitgehend umgesetzt, klare Nachweise, positive Ergebnisse vorhanden
  • 71 – 80: Weitgehend umgesetzt, Improvephase hat begonnen, aus Ergebnissen wird gelernt
  • 81 – 90: Improvephase stabil, Nachweise über positive Veränderungen sind vorhanden
  • 91 – 100: Stabiles leistungsfähiges Prozessmanagement, zahlreiche Verbesserungen wirksam

Beispiel des Prozessreifegrad

Durch die Bestimmung des Prozessreifegrads mithilfe der Excel Applikation ist es möglich den Prozessreifegrad nicht nur auf die Ist-Situation zu beziehen, darzustellen und zu visualisieren.

Prozessreifegrad Ist Zustand

Auch der Soll-Zustand des Prozessreifegrad kann man mit dieser Methode visualisieren.

Die Bestimmung des Soll-Zustands sieht dann wie folgt aus:

Prozessreifegrad Sollzustand

Im nächsten Schritt ist nun auch eine Visualisierung des Soll-Zustand möglich: 

Prozessreifegrad Soll Zustand Visualisierung

Die Prozessperspektive sollte allerdings auch einen angemessenen Veränderungszeitraum bieten, in dem geplante Veränderungen wirksam bzw. effektiv werden können.

Dabei ist zu beachten, dass jede Veränderung des Reifegrades Zeit braucht bis sie wirksam wird. Deshalb kann man die Wirkung in zwei Zeitperspektiven abgeschätzten und darstellen. Dabei empfiehlt es sich eine 1 Jahres und 3 Jahres Zeitperspektive zu verwenden.

Diese Zeitperspektiven werden auch Visualisiert.

Zuerst die Visualisierung der 1 Jahres Perspektive:

Prozessreifegrad 1 Jahr Perspektive

Und letztlich noch die Visualisierung der 3 Jahres Perspektive:

Prozessreifegrad 3 Jahres Perspektive