Turtle Diagramm zur risikobasierten Prozessentwicklung und Optimierung

Wie entwickelt und optimiert man mit der Turtle Diagramm Excel Anwendung Prozesse?

Diese Excel Erweiterung bietet einen Rahmen für ein individuell gestaltbares erweitertes Turtle Diagramm und kombiniert eine Risikoanalyse mit den Elementen der Prozessanalyse.

In diesem Artikel erfahren Sie alles über das Turtle Diagramm und wie man damit Prozesse entwickelt und Optimiert.

Hintergrund und Überblick des Turtle Diagramm

Geschäftsprozesse sind Abfolgen von Tätigkeiten, die den Kern einer jeder unternehmerischen Wertschöpfung bilden. Dies gilt für jede Art von Unternehmen. Sowohl Unternehmen die Produkte herstellen ebenso wie für Dienstleistungsunternehmen. Um dabei die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, müssen Prozesse fähig, beherrscht, robust und sicher sein. Hierbei gilt es die eigenen Technologien und Kompetenzen effektiv und effizient im Sinne des optimalen Kundennutzens einzusetzen. Der Zweck einer sogenannten Prozessanalyse ist es, sich ein möglichst klares Bild zu machen aller Geschäftsprozesse die im Unternehmen ablaufenden.

Das Turtle Diagramm oder auch Schildkrötendiagramm ist eine Methode, die eine Vielzahl von Faktoren rund um den Prozess in attraktiver Weise zusammenführt.

Transparenz

Durch das Turtle Diagramm entsteht Transparenz. Diese Transparenz stellt eine geeignete Grundlage für die Prozessentwicklung und Prozessoptimierung dar. Zudem werden durch das Einbeziehen von Risikoaspekten Prozesse leistungsfähiger. Deshalb hat sich auch für Prozessaudits diese Vorgehensweise bewährt.

Die erwähnte Transparenz bietet das Turtle-Diagramm durch die Darstellung des Prozesses und der Prozessparameter in einer Form die einer Schildkröte gleicht.

Wobei der Prozessinput sich aus dem Prozess mit seinen Teilprozessen zusammensetzt. Prozessinput und Prozessoutput bilden zusammen den zentralen Körper, die Parameter sind in Form von Fragestellungen (8W) um diesen herum angeordnet. Der Verband der Automobilindustrie VDA hat zur Absicherung der Produktionsprozesse entlang einer Lieferkette Qualitätsstandards und Checklisten entwickelt. Dafür sind exemplarisch zum Beispiel der VDA Band 6.3 zu nennen welcher sich auch im Wesentlichen an diesem Modell orientiert.

Der Prozessgedanke

Das Turtle Diagramm Model beinhaltet die wichtigsten Grundsätze des Prozessgedankens. Der Prozessgedanke in der ISO/TS 16949 und der ISO 9000 eines Systems von Prozessen, gepaart mit dem Erkennen sowie den Wechselwirkungen als auch deren Management bezeichnet man als prozessorientierten Ansatz. Dabei kann man feststellen, dass sich in der Praxis die Einfachheit und Verständlichkeit des Modells bewährt. Dadurch auch bei Mitarbeitern, die einer Vermittlung komplexer Sachverhalte wie zum Beispiel Managementsystemen oder Geschäftsprozessen eher distanziert gegenüberstehen.

Deshalb bietet diese Excel Applikation einen Rahmen für ein individuell gestaltbares erweitertes Turtle Diagramm. Wobei sie eine Risikoanalyse mit den Elementen der Prozessanalyse kombinieren. Weshalb auch diese Applikation den Prozessmanager und die Prozessteams beim Entwurf und bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen unterstützt. Dennoch unterstützt es einen Qualitätsmanager nicht nur im Zertifizierungsfall bei der Optimierung und Darstellung der Prozesse des Qualitätsmanagements. Sondern unterstützt auch einen Auditor mit Hilfe der Darstellung von Prozessen, damit sich auf das Audit vorzubereiten, um so während des Audits die Ergebnisse gezielt zuzuordnen.

Turtle Diagramm Prozessanalyse

Aufbau einer Prozessanalyse mit Hilfe des Turtle Diagramms:

In der Applikation des Turtle Diagramm, siedelt man rund um den zu analysierenden Prozess mit seinen verschiedenen Teilprozessen acht Informationsblöcke (8W) an. Dabei behandelt jeder Block ein wichtiges Thema der Prozessgestaltung und man kann diesen mit bis zu fünf Informationen belegen. Zudem kann man jeder Information und jedem Teilprozess einen Risikowert zuordnen. Hierbei liegt dieser zwischen 0, was soviel wie kein Risiko darstellt und 10, was hier für ein sehr hohes Risiko steht. Danach fassen Diagramme und ein Protokoll die Ergebnisse der Analyse nach Risiken sortiert zusammen. Des weiteren ist fest zu stellen, dass man Überschriften in einem Katalog individuell verändern kann. Zudem erleichtern Kommentarfelder die Eingabe der Daten. Beispiele ergänzen das Angebot der Applikation und verweisen auf relevante Internetadressen mit weiteren Informationen zum Thema.

Anwendung:

Die Turtle Diagramm Excel Anwendung unterstützt Prozessmanager sowie die Prozessteams beim Entwerfen und der Gestaltung von Geschäftsprozessen. Denn, es unterstützt den Qualitätsmanager nicht nur im Zertifizierungsfall. Es unterstützt ihn auch bei der Darstellung und Optimierung der Prozesse des Qualitätsmanagements. Auditoren können sich anhand der Darstellung von Prozessen und deren Peripherie auf das Audit vorbereiten. Wodurch sie dann während des Audits die Ergebnisse gezielt zuordnen können. Die dann zugeordnete Risikobewertung macht auf Stärken und Schwächen aufmerksam.

Arbeiten mit der Turtle Diagramm Excel Applikation:

Hierbei kann folgende Vorgehensweise empfohlen werden:

1. Nach aktueller Notwendigkeit die Auswahl des zu bearbeitenden Geschäftsprozesses

2. Ausgewählten Prozesses nach Teilprozessen, Arbeitsschritten oder Schnittstellen zweckmäßig detaillieren

3. Die wichtigsten Inputs und Outputs in den vorbereiteten Feldern zuordnen

4. Bearbeiten der W-Felder nach Notwendigkeit und Vollständigkeit

5. Zuordnen der Risikozahlen von (0 bis 10) für jede Information

6. Einzelergebnisse und Gesamtergebnis kritisch überprüfen, gegebenfalls Korrekturen ausführen

Technische Informationen der Excel Anwendung

Diese Excel Anwendung ist läuft problemlos unter Excel 2007  und allen neueren Versionen. Bei den bereits eingetragenen Daten in der Applikation handelt es sich um Testdaten, diese müssen vor der Anwendung vom Benutzer gelöscht werden. Des weiteren sind die Risikozahlen mit Zufallszahlen belegt. Um die Funktion des Turtle Diagramm zu zeigen drücken sie die Taste (F9). Diese Zellen können durch Anklicken und Übernahme aus der vorbereiteten zahlenliste überschrieben werdend. Speichern Sie zur Sicherheit das Original vorher. Neue Eingaben werden mit F9 übernommen. Die Mappe ist insgesamt geschützt. Der Schutz kann nicht aufgehoben werden. Werden vom Anwender die eingerichteten Schutzmaßnahmen aufgehoben, lehnen die Autoren und der Verlag alle weiteren Verpflichtungen ab.

 

Fazit:

Die Excel Erweiterung des Turtle Diagramm bietet eine großartige Möglichkeit für verschiedene Anwendungen. Es unterstützt Qualitätsmanager und Auditoren bei ihrer Arbeit mit einer übersichtlich gestalteten Anwendung. Durch die graphische Darstellung ist das Arbeiten mit dem Daten sehr komfortabel und übersichtlich. Alles in allem eine gelungene und empfehlenswerte Anwendung.

Eine Möglichkeit diese Excel Vorlage zu erwerben haben wir für sie hier im TQU-Verlag bereitgestellt.